「歯科事務長代行」とは、院長の歯科医師としての業務以外の仕事を請け負い、サポートするインダストリーの歯科事務長代行アウトソーシング・BPOサービスです。

院長は歯科医師として患者様の治療にあたるという大切な役割のほか、経営者、マネージャーとしての役割も担っています。その内容は実に広範囲で、たとえば、医院運営に関わる資金面での意思決定をおこなったり、医院の目標や理念を実現するためにスタッフ一人ひとりがパフォーマンスを最大限発揮できるようサポートしたり、院内のさまざまな物事の管理や運営をおこなったり……。

多くの歯科医院の場合、院長が治療をして初めて収益が発生します。院長はいわば稼ぎ頭。しかし、院長は重要な仕事から雑用まで、多くの業務をかかえ、多忙な毎日を送っています。歯科事務長代行は、そうした治療以外の膨大な業務をサポートし、院長の負担を軽減するインダストリーの歯科事務長代行アウトソーシング・BPOサービスです。

歯科医院におけるアウトソーシング（業務委託）とは、歯科事務長の業務を外部に委託する契約のことを指します。

近年、アウトソーシング（業務委託）は注目を集めています。歯科医院を運営するうえでのビジネスプロセス（事務・人事、マーケティングなど）を切りだして外部に委託するBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスも多く活用されています。

アウトソーシングは、雇用契約を結ばず特定業務の依頼に限り締結する契約のため、請負か業務委託かに関わらず、発注元の医院は委託先企業の労働者に対する指揮命令権はありません。

また、アウトソーシング（業務委託）ではノウハウやリソースの不足といった業務単位の課題への対応だけでなく、人事や医院内コミュニケーション、マーケティングなど歯科医院の運営全体のサポートにも対応することが可能です。

BPOとは「Business Process Outsourcing」の略称です。

アウトソーシングのなかでも、主に医院運営の根幹にかかわる人事における採用業務・組織マネジメント、マーケティング、外部業者対応などの、単純作業ではないがルーティン的に発生する医院運営に必要な業務を中心に、外部委託業者へ業務代行を依頼する場合に使われます。

定型業務などを委託することで工数を削減することができるため、歯科医院の限られた経営資源を診療などに集中させ、コストの最適化を図ることができます。

アウトソーシングすることにより、受託側企業（インダストリー）には歯科医院運営の専門的なノウハウ、医院の質を維持するためのしくみ（マネジメント・マーケティング・ルール・教育など）があるため、職員の生産性の向上、コスト適正化と組織マネジメントが可能です。

生産されるサービスの質も、そこに関わるスタッフの満足度によって影響を受けているため、よいサービスを患者様へ提供するためにも、スタッフの満足度を高めることが重要です。

人員の採用・教育から運用管理まで一括して委託することで、医院の業務管理負荷を大幅に軽減します。

人員採用を委託し、繁忙期と閑散期に応じた医院の体制を構築することで、必要な期間や業務量に合わせた医院運用が可能になります。

歯科医院の経営構造は、主に、歯科医師、歯科衛生士が、医療サービスを提供することによって収益を生み出す労働集約型の事業モデルです。そのため、有資格者の労働生産性が医院の収益に大きく影響を及ぼします。また、歯科衛生士、歯科助手などスタッフが、歯科医師の指示のもと、医療サービスを提供することで収益を得ることができます。

歯科医院の経営者である院長は、歯科医師としての仕事はもちろんですが、経営者として歯科医院の経営を安定的におこなうことも大切な任務です。さらに、スタッフをサポートする必要もありますし、院内のさまざまな物事の管理や運営も院長の役目となり、院長は常に膨大な業務を抱えています。

こうした状況を改善するひとつの方法として、インダストリーの歯科事務長代行アウトソーシング・BPOサービスを採用するという選択肢があります。「院長しかできない仕事」と「院長以外でもできる仕事」に仕分けし、院長しかできない仕事以外は歯科事務長にお任せ。院長以外でもできる仕事をアウトソーシングすることで、院長は自身にしかできない歯科治療などの本来の仕事に集中できるようになります。

それにより、院長の本来の仕事のパフォーマンスが上がり、医院の業績もアップ。組織も活性化し、収益も向上します。

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1. 歯科経営、マーケティングをサポートする。
2. 院長とスタッフのコミュニケーションを図る。
3. 秘書的業務を担う。
4. コンサルティング的役割を担う。
5. 人材募集業務をおこなう。

歯科医院を安定的に経営するためには、まずは患者様に来ていただくこと。自院の存在を知ってもらい、初診患者として来院いただくよう導く必要があります。さらに、提供する医療サービスに満足いただき、今後の継続的な来院に繋がるような仕組みづくりをすることも重要です。

歯科事務長は集患業務からリコール業務、ブランディング業務まで、さまざまなノウハウを活かし、経営を安定的におこなうためのサポートをします。

Webやリアルの媒体を用いて、新規の患者様に医院を認識してもらい、ご来院を促します。

まず、ホームページに患者様が自院に興味を持ってくださるような記事や情報を載せるなど、コンテンツ作りをおこないます。そしてより多くの患者様にホームページを見てもらえるよう、SEO対策やリスティング広告の運用などを実施し、アクセス数を増やす対策をおこないます。

また、イーパーク歯科など各種ポータルサイトにも情報を公開し、そこからの集患を増やす対策もおこないます。また、近年重要視されているGoogleマイビジネス対策やMEO、インスタをはじめとするSNSの更新などもおこないます。

Web以外のリアルな媒体を使った集患対策もおこないます。具体的には駅看板、バスや電車のつり革広告や音声広告を出稿。パンフレットやチラシなど配布したり、置かせてもらえる媒体を準備したりします。近隣の他科医療機関、企業、保育施設などと連携し、患者の紹介を促す仕組みを構築するなどの対策をおこないます。

新患としていらした患者様の属性を分析したり、アンケートを取ったりして、新規来院の傾向や課題を分析し、今後の集患対策に生かす業務をします。

初診でお越しいただいた患者様に、今後末永く医院に通っていただくための対策です。

カウンセリングを実施し、患者様のニーズや要望をしっかりと汲み取り、それに基づいた治療をおこない、患者様の満足度を高めます。また、ひと通り治療が完了した後にアンケートを取り、満足度をチェックするなど、患者様の医院に対する評価をしっかりと把握します。

治療により改善した患者様のお口の状態を今後も維持するために、定期的に来院いただける仕組みづくりをおこないます。具体的にはリコールハガキやアプリを導入し、次回のメンテナンス日を忘れずに思い出してもらい、来院につなげるなどです。

医院や院長の日々の活動や実績などを患者様に広報し、医院の見え方や評価を向上させます。

感染症対策などに関する取り組み、最新の医療機器の導入、各種学会からの認定証、地元教育機関や公共機関からの感謝状、メディアへの掲載実績などの情報を、ホームページや院内掲示、ニュースレターなどを利用し情報発信をします。

在籍する歯科医師や歯科衛生士など有資格者の経歴や認定資格、プロフィールなどを整理し、WEB媒体や院内掲示物などで情報発信し、専門性をアピールします。

社会的に公益性のある取り組みなどを、地元テレビ局、新聞社、各種報道機関に周知し、プレスリリースをおこないます。また新規集患やクチコミ対策に効果がありそうな媒体を選定し、記事を載せるなどのメディア対策をおこないます。

歯科医院において、経営者である院長と現場スタッフとの間でコミュニケーションがきちんと取れていないケースをよく見受けます。現場スタッフが腹を割って院長に本音を話すということはなかなかむずかしいのが現状です。

そこで活躍するのが歯科事務長です。院長と現場スタッフ、双方の立場や考え方を理解し、中立的な立場でスタッフが日々感じている本音や心配事、不満などを聞き出し、院長にアドバイスなどをします。

院長とスタッフとの間には、考え方、価値観に違いがあります。こうした双方の立場と考え方を理解し、間に入って調整やフォローをするのが歯科事務長です。歯科事務長は、院長側でもスタッフ側でもないフラットな立場で院長とスタッフの間に立ち、コミュニケーションや情報共有ためのサポートをします。

歯科医院は10人以下の小さな単位で運営されていることが多く、トップに院長がいて、その下は中間管理職ではなく直で現場スタッフがいる形になります。しかし、経営者と現場スタッフとでは考え方や価値観が違うので、直接やり取りすると認識や考え方の相違が生まれ、関係がギスギスしたり、トラブルに発展したりすることがあります。

そこで、経営者とスタッフとの間にクッション的な役割を担ってくれる歯科事務長を採用すると双方のクッションの役目ができ、院内をスムーズに組織化することができます。歯科事務長が院長の考えをスタッフに伝え、さらに歯科事務長が現場のリアルな声を吸い上げて院長に情報共有することで院内のトラブルも未然に防ぐことができます。

院長は医院において最高の権限を持つ存在である反面、責任も負わなければなりません。しかし、院長とはいえひとりの人間なので、当然迷うこともありますし、専門外のことに関してはわからないことも出てきます。

そんなとき、院長の立場を理解し、話を聞いて背中を押したり、間違いを指摘してくれたりする存在がいるだけでとても心強いもの。歯科事務長を採用すればそうした局面で院長をサポートしてくれます。

学会参加などの出張に関わる準備（チケットや宿泊先の手配）、申請書類などの作成や領収書整理などの事務作業、スケジュール調整など、ひとつひとつは小さくても相当な量の仕事を院長自身がおこなっていることがよくあります。

しかし、歯科医院の中でもっとも時間単価が高いはずの院長が本来の仕事ではない、煩雑な業務に時間を割かれてしまうのは、非常にもったいないことです。そこで院長の時間を捻出できるよう、歯科事務長が院長の秘書的存在となり、細々した業務を担います。

院内外の予定で多忙な院長のスケジュールを管理したり、調整したりします。また、出張費の申請や準備、チケット手配、宿泊先予約などの代行をします。

忙しい院長に代わり、仕事に必要な資料や社内で配布する文書などを作成したり、備品などを整理してわかりやすく管理したりします。

院長は医院において最高の権限を持つ存在である反面、責任も負わなければなりません。しかし、院長とはいえひとりの人間なので、当然迷うこともありますし、専門外のことに関してはわからないことも出てきます。

意思決定のための情報収集、役立ちそうなニュースを収集したりします。さらに会食で使えそうな人気の飲食店や手土産などの情報をストックしたりもします。

院長は、診療という仕事以外に「経営の仕事」や「管理の仕事（マネジメント）」を同時におこなう必要があります。

しかし、一般的に開業しているドクターは、自身が院長になるまでの間に経営やマネジメントを勉強する機会がほとんどありません。医院経営において院長の相談相手になってくれる歯科事務長がいると院長自身とても心強いですし、正しい意思決定やアクションがしやすくなります。

歯科医師が院長として開業するまでの間に、経営やマネジメントを勉強し、身に着けるのはむずかしいのが現実です。

これは業界の構造上致し方ないことではあるのですが、経営やマネジメントの知識・経験が不足している状態で経営をスタートせざるを得ないため、開業後にいろいろな問題が起こりやすくなります。

歯科事務長は経営やマネジメントの知識・経験が豊富。歯科事務長がいれば、そうしたトラブルも回避できます。

院長はすべてにおいて意思決定をおこない、その結果に対して全責任を負うことになります。

しかし、院長も当然迷うこともありますし、専門外のことに関してはわからないことも出てきます。そんなとき、歯科事務長が院長の立場を理解して話を聞き、背中を押したり、ときには間違いを指摘したりして、クリニックをよい方向へと導きます。

さまざまなアイデアや構想をお持ちでも、院長の業務が非常に多いため、ひとりではすべてに手が回りません。

歯科事務長は、そうした院長の理念や方向性を理解し、アイデアや構想を実現するための手段やプロセスなどを一緒に考え、実現していきます。目標への準備は歯科事務長がおこない、院長は都度報告や相談を受け、意思決定をするだけでよくなります。

近年、コンビニより数が多いといわれる歯科医院。それに対して歯科衛生士の数が見合わず、歯科衛生士の採用がきびしいのが現実です。そんな状況で望み通りの人材を確保するのはクリニックの死活問題ともいえます。

歯科事務長は、より適切な媒体を選出して求人募集をおこない、クリニックの希望に適した人材を確保します。

歯科事務長は院長とどんな人材がほしいのかを綿密に話し合い、採用人員の方向性や詳細を固め、どんな求人媒体で募集したらよりよい人材が集まるかを検討します。

そして、院長や幹部スタッフなどと連携しながら求人原稿の準備を進めます。有料の求人媒体を利用する際の予算管理も歯科事務長がおこないます。

求職者が集まったら、一定の条件を満たした人の面接をおこない、採用者を決めます。

入職が決まった人たちには、入職手続き。雇用条件通知書や雇用契約書など各種書類を作成します。内定者に対するオリエンテーションや入社手続き、社会保険加入の準備をします。

必要に応じて会社説明会を企画・運営します。

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日々の業務に追われ、資金繰りや経営判断に必要な情報収集をする余裕がない、そもそも経営やマネジメントは苦手……などという院長は多いです。歯科事務長は経営やマネジメントのプロ。経営者がやるべき仕事を引き受け、院長を経営面からサポートします。

さらに、歯科事務長は、院長が経営的な判断をする際の相談相手にもなります。ともすると孤独になりがちな院長にとって、歯科事務長は頼もしいパートナーとなり、共に医院の経営を推進していきます。

医院の改善や問題解決について日々考え、いろいろなアイデアや構想を持っていても業務が多すぎてそれらに手が回らない、というのが多くの院長の現状です。院長の右腕となって医院をよくしていく人材がほしいと思っています。

歯科事務長は、院長の理念や方向性を理解し、アイデアや構想をひとつひとつ実現します。事前リサーチや根回しなどの準備もおこない、院長は報告や相談を受け、意思決定をするだけでＯＫ。滞っていた仕事もどんどん進み、前に進むことができます。

公式ホームページをはじめ、インスタグラムなどのSNSを駆使するのはいまや歯科医院でも必須。歯科事務長は忙しい院長に代わり、ITの活用、運営などをおこないます。

公式ホームページに、患者様が自院に興味を持ってくださるような記事や情報を掲載。より多くの患者様にホームページを見てもらえるようにSEO対策やリスティング広告の運用などを実施し、アクセス数を増やす対策をおこないます。

院長が頭を悩ます問題のひとつにスタッフとのコミュニケーションがあります。現場のスタッフはなかなか院長に本音がいえないものです。

そこで、院長とスタッフの間に中立的な立場の歯科事務長を導入すると、院長とスタッフ、両サイドの考え方や状況を理解し、双方のかけ橋の役目をします。医院が大きくなるほど、こうした歯科事務長の役割は必要になってきます。

また、歯科事務長がスタッフの陰の努力やがんばりを院長に伝えたり、スタッフに対する院長の労いや感謝の気持ちを伝えたりすることで院内の雰囲気が良好に。逆に歯科事務長が院長の努力をスタッフに伝えることで、スタッフの院長を見る目もよい方向に変わります。

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1位. 院長をサポート
2位. 院長のアイデアを具現化
3位. 院内のコミュニケーションを図る
4位. Webでの新規集患
5位. リコールに関する業務
6位. コンサルティング的役割
7位. マネジメント業務
8位. 求人募集の業務
9位. 選考に関する業務
10位. 内定後の入社手続きに関する業務
11位. 業者との仲介役
12位. 教育関係の業務
13位. 患者クレーム対応
14位. Web以外のリアルな媒体を使った集患対策
15位. 各種研修の実施
16位. 経理的業務
17位. クリニックの管理・統括
18位. 院長のスケジュール管理や調整
19位. 労務関連の業務
20位. 情報収集

歯科院長の本来の役割は、患者様に医療を提供することです。院長は医療のプロフェッショナルではありますが、経営のプロではありません。そのため、経営ノウハウに関してはあまり明るくない方がほとんどです。

そのような自分の不得意領域でもある経営面をフォローするのが歯科事務長の大きな役割です。

歯科医院をよくするためにすばらしいアイデアを持っていても、院長は日々の業務に追われ、なかなか実現できずにいるのが現実です。

院長の理念や方向性を理解し、アイデアや構想をひとつひとつ実現してくれる歯科事務長を導入すれば、止まっていた仕事もどんどん進み、前に向かうことができます。

歯科医院において、院長とスタッフとの間でコミュニケーションがきちんと図れていないケースは多いもの。そもそも経営者である院長と現場スタッフは180度違う立場にいますから、それも当然といえば当然です。

そうしたときに歯科事務長は、院長側でもスタッフ側でもないフラットな立場で院長とスタッフの間に立ってコミュニケーションや情報共有のサポートをします。

新規の患者様に医院を認識していただき、ご来院を促すためにWebを使用した集患対策は必須です。

歯科事務長は、患者さんが自院に興味を持ってくださるような記事や情報を載せるなど、コンテンツ作りをおこないます。そしてより多くの患者さんにホームページを見てもらえるよう、SEO対策やリスティング広告の運用などを実施し、アクセス数を増やす対策などをおこないます。

歯科事務長は再び来院いただくための対策をおこないます。患者様にカウンセリングを実施し、ニーズや要望をしっかりと汲み取って治療をおこない、患者さんの満足度を高めます。

また、ひと通り治療が完了した後にアンケートを取り、満足度をチェックするなど、患者さんの医院に対する評価をしっかりと把握します。

院長は診療のプロですが、経営のプロであることは稀です。歯科事務長が医院の経営課題を共有し、よい方向にリードします。

また、経営者である院長は得てして孤独を感じがちです。歯科事務長は院長の立場を理解し、話を聞き、背中を押したり、ときには間違いを指摘したりして、院長のサポーター、パートナーとなります。

多くの歯科医院は院長の下に現場スタッフがいて、中間管理職がいないのが実情です。歯科事務長は中間管理職的な立場でスタッフの個人面談やカウンセリング、ミーティングをおこない、コミュニケーションを図ります。

また、経営者の考えを伝達したり、現場スタッフの声を経営者にフィードバックしたり、双方での温度感の違いや認識のずれを埋め、歯科医院が目標に向かって正しく進めるようにしていきます。

院長の意見を聞きながら採用人員に関して検討し、方向性や詳細を固め、求人媒体の選定をおこないます。そして、ネット媒体、リアル媒体、有料媒体、無料媒体など、採用の対象となる人材を募集するのに適した媒体の選定をします。

さらに、求人原稿の準備や各種サービスの利用開始手続きをはじめ、有料の求人媒体を利用する際は予算管理もおこないます。

スタッフの求人をおこない、実際に応募が来た際には、求職者に対する一次対応をおこないます。プロフィールシートや書類をチェックして、一定の基準や条件に満たない場合はスクリーニングをかけ、基準をクリアした求職者に対して一次選考のご案内をおこないます。

選考に関する合否連絡、次回選考の日程調整、求職者へのフォロー、問い合わせなどにも対応します。

雇用条件通知書や雇用契約書など各種書類を作成し、内定者に送付します。そして、内定者に対するオリエンテーションや入社手続き、社会保険加入の準備などをします。

また入社後の教育担当者を決めるなど、入職者がスムーズに仕事を覚えられる環境を整えます。

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医院で使う商材やサービスには競合企業が複数あります。業者ごとの商材やサービスの特徴、長所と短所、価格の高い安いなどを理解し、医院が求めているクオリティや条件と一致する業者を選定します。

各業者の違いや価格、業界での評判などを事前に整理することで院長をサポートします。

採用した人材に適切な教育や研修をおこないます。例えば、新人が入ってきた際のマニュアル作りなどです。

また、スタッフの習熟度を確認したり、次のステージにステップアップしたりするための目標共有するツールとして人事評価制度を整備。院長と相談しながら医院に合った制度を作り上げていきます。

ないに越したことはありませんが、気をつけていても起きてしまった患者様からのクレームに誠心誠意対応します。

まずは不快な思いをさせてしまったことに対してお詫びをし、内容を確認。患者様の気持ちを理解します。クレームで起こった事実と要望の内容を整理し、具体的な対応や提案などをおこないます。

Web以外のリアルな媒体を使った集患対策もおこないます。

具体的には駅看板、バスや電車のつり革広告や音声広告を出稿。パンフレットやチラシなど配布したり、置かせてもらえる媒体を準備したりします。

近隣の他科医療機関、企業、保育施設などと連携し、患者の紹介を促す仕組みを構築するなどの対策をおこないます。

質の高い医療を提供するためには、働く人材のレベルアップが大切です。院内で働くスタッフに対し、定期的に接遇や臨床系の研修をおこないます。歯科医院のレベルが向上することで患者様の満足度も上がります。

それにより、リピート率向上や新たな患者様の紹介につながり、増患につながります。

歯科医院の売上（収入）を把握し、経費や支払い（支出）などを理解し、医院の経営が適切におこなわれているかなどをチェックします。

売上が足りなければどう収入を増やすか対策を考え、支出が多いようならどこかコスト削減ができる部分がないかを考えます。

院内の設備や医療機器、歯科材料、薬品、備品などが適切に管理・使用されているかなどをチェックします。また新しい機材や歯科材料等の情報を収集したり、日常発注している消耗品の仕入れ価格を比較してりして経費削減をおこないます。

学会参加等の出張に関わる準備（チケットや宿泊先の手配）、申請書類などの作成や領収書整理などの事務作業、スケジュール調整など、細々とした業務を請け負い、院長が診療などの本来の業務に集中できるようにします。

ほかに、仕事に必要な資料や社内で配布する文書などの作成もおこないます。

歯科医院における労務の仕事は、医院に勤務するスタッフが安心して生き生きと働ける環境を整備することです。

労務関連の業務は幅広く、従業員の入社から始まり、退職するまで一連の業務があります。具体的には社会保険の加入・退会手続き、入退社に必要な書類の準備や管理など。また、タイムカードや勤怠システムのデータ集計、有給休暇の付与や消化やその他休暇管理など、勤怠管理をおこないます。

歯科医院における労務の仕事は、医院に勤務するスタッフが安心して生き生きと働ける環境を整備することです。

忙しい院長に代わり、医院経営などに役立ちそうな情報を収集し、提案します。また、院長やスタッフにしっかりと情報共有を図るための環境整備やアナウンスの実行を率先しておこないます。

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A. 歯科事務長を導入するメリットはたくさんありますが、一番は院長の負担を軽くできるということ。経営やマネジメントをはじめ院内の細々とした雑務まで、院長が診療以外に担っているたくさんの業務を歯科事務長が代行することで、院長は自身にしかできない診療などに集中できるようになります。
さらに、経営やマネジメントなどを歯科事務長に委託すると院長に時間的、精神的な余裕が生まれます。それによって歯科医院の生産性が向上し、労働環境もよくなります。

A. いまやコンビニより多いといわれる歯科医院。集患にはホームページが大事な役割をします。

なぜなら、スマートフォンが普及した今、患者様の多くはインターネットを通じて歯科医院を探しているからです。歯科事務長は、ホームページに患者様が自院に興味を持ってくださるような記事や情報を載せ、さらにより多くの患者様にホームページを見てもらえるよう、SEO対策やリスティング広告の運用などを実施。アクセス数を増やす多彩な対策をします。

また、イーパーク歯科など各種ポータルサイトにも情報を公開し、そこからの集患を増やす対策もおこないます。また、近年重要視されているGoogleマイビジネス対策やMEO、インスタをはじめとするSNSの更新などもおこないます。

A. 経営やマネジメントを任せられる事務長がいたら楽になるのに……と思いつつ、採用する手間やコスト面などがネックで、単独医院ではなかなか雇用するのがむずかしい事務長。

そうした悩みを解決するのが歯科事務長です。歯科事務長は、経営サポート、人事マネジメント、業者対応などを複数医院でアウトソーシングすることにより、コストを抑えてサービスを提供します。

多くの歯科医院は、院長が治療をすることで収益が発生します。しかし、院長は経営や集患対策、スタッフのサポートなど、実に幅広い業務をこなさなくてはなりません。

そんな多忙な院長を経営面、精神面など、多角的にサポートするのが歯科事務長です。歯科事務長は院長でなくてもできる経営やマネジメントなどの業務を一手に引き受け、院長が診療に専念できる時間を捻出。院長本来の仕事に専念できることで歯科医院の業績を推進させる為の方法のひとつがインダストリーの歯科事務長代行アウトソーシング・BPOサービスです。