歯科医院の人事・教育・総務・院内調整を支える 事務長代行・支援サービス

院長先生が診療を行いながら、採用・人事、スタッフ教育、院内コミュニケーション、経営数値の管理、総務・事務処理まで抱え続けることは、簡単ではありません。

株式会社インダストリーの事務長代行・支援サービスは、歯科医院の運営課題を整理し、院長先生と幹部スタッフの負担を軽減する外部マネジメント支援です。

• 歯科業界経験　累計25年以上
• 複数医院への支援実績
• 現役事務長による実務対応

院長先生、こんなお困りごとはありませんか？

• 採用・人事対応が手に負えない
• スタッフ教育が属人的になっている
• 院長先生とスタッフの間に溝がある
• 事務長候補や幹部スタッフを育てたい
• 経営数値や診療報酬が正しく管理できているか不安
• 総務・書類の細かな業務が多すぎる

• ✓スタッフとのコミュニケーションに時間を取られている
• ✓採用活動を進めたいが、求人原稿や応募者対応まで手が回らない
• ✓新人教育が属人的で、教える人によって差が出ている
• ✓事務長候補や幹部スタッフを育てたいが、方法がわからない
• ✓総務・書類作成・業者対応などの細かな業務が積み重なっている
• ✓院内ルールやマニュアルが整っておらず、毎回一から説明している
• ✓院長先生・幹部スタッフの時間が細かな業務に奪われている
• ✓経営数値や予約稼働状況の管理が十分にできていない
• ✓診療報酬の算定や施設基準の管理に不安がある
• ✓ホームページ・WEB予約・自費診療への導線を整えたい

ひとつでも当てはまる院長先生へ。
インダストリーの事務長代行・支援サービスは、そうした課題を整理し、医院運営を支える外部マネジメント支援です。

事務長代行と聞くと、書類整理や事務作業の代行をイメージされるかもしれません。
しかし、歯科医院における事務長機能の中心は、人事・採用・教育・院内コミュニケーション・経営数値の管理・診療報酬対応・集患支援・総務・院長補佐です。

株式会社インダストリーでは、単に作業を代行するだけでなく、医院の課題を整理し、院長先生とスタッフの間に入り、医院が円滑に運営される仕組みをつくる支援を行います。

インダストリーが大切にする4つの支援スタンス

STANCE 01　現状把握からはじめる

いきなり大きな変更は行いません。現状を丁寧にヒアリングし、課題を整理したうえで優先順位を決めます。

STANCE 02　中立的な立場を保つ

院長先生側でもスタッフ側でもなく、中立的な立場で医院全体が円滑に動くよう調整します。

STANCE 03　将来的な内製化も支援

外部代行だけでなく、医院内に事務長的な役割を担う人材を育てることも視野に入れて支援します。

STANCE 04　必要な部分に確実に関与する

医院の中に入り込みすぎず、しかし必要な部分にはしっかり関与するスタンスを維持します。

院長先生が抱えている課題・判断事項を整理し、月次の経営・運営ミーティングを設計・運営します。課題の優先順位づけと進捗管理を通じて、新しい取り組みを実行するための計画・担当・期限を整えます。必要な情報収集、比較資料、院内説明資料の作成も対応します。

• 院長先生が抱える課題・判断事項の整理
• 月次経営・運営ミーティングの設計と運営
• 課題の優先順位づけと進捗管理
• 実行計画・院内説明資料の作成

院長先生とスタッフの間の情報伝達・調整を担います。院内ミーティングの議題設定・進行・議事録・実行確認、スタッフ面談の設計・実施支援・フィードバック、職種間・曜日間で生じる認識のズレ整理、報連相ルール・院内ルールの明文化まで対応します。

• 院長先生↔スタッフの情報伝達・調整
• 院内ミーティングの議題設定・進行・議事録
• スタッフ面談の設計・同席・フィードバック
• 報連相ルール・院内ルールの明文化

売上・患者数・レセプト件数・自費率などの月次確認を行い、ユニット・曜日・時間帯別の稼働状況を整理します。キャンセル率・中断率・リコール率を把握し、改善テーマを設定・実行管理します。数値をもとにした経営判断の材料を定期的に院長先生へ提供します。

• 売上・患者数・自費率などの月次管理
• ユニット・曜日別の稼働状況整理
• キャンセル率・リコール率の把握と改善
• 数値をもとにした改善テーマ設定

職種別の役割と責任範囲を整理し、新人教育の流れとチェック項目を整備します。業務・接遇・電話対応マニュアルの作成、定期面談・目標設定・振り返りの仕組み化、人事評価制度・昇給判断基準のたたき台作成まで対応します。将来的な採用再開時の求人・面接・入職後フォロー支援も可能です。

• 職種別の役割と責任範囲の整理
• 新人教育フロー・チェック項目の整備
• 業務マニュアル・接遇マニュアル作成
• 評価制度のたたき台作成・採用支援

電話・WEB予約・受付・会計までの業務フローを確認し、直前・無断キャンセルへの運用設計を行います。患者様からの問い合わせ・クレーム対応ルールの整備、引き継ぎ漏れや二重作業の削減、書類・掲示物・院内案内・スタッフ向け連絡文の作成まで対応します。

• 予約フロー・会計の業務フロー確認
• キャンセル・クレーム対応ルール設計
• 引き継ぎ漏れ・二重作業の削減
• 書類・掲示物・スタッフ向け連絡文の作成

業者との連絡・見積比較・契約内容の整理を行い、備品・消耗品・設備管理方法の見直しをします。会議資料・議事録・各種管理表の作成、法人化後に増えた管理業務の棚卸し、税理士・社会保険労務士・弁護士など専門家との連携事項整理まで対応します。

• 業者連絡・見積比較・契約内容整理
• 備品・消耗品管理の見直し
• 会議資料・議事録・管理表の作成
• 専門家（税理士等）との連携事項整理

施設基準・院内掲示・ホームページ掲載内容の確認を行い、診療報酬改定時の確認事項整理と院内周知をします。算定状況や運用上の取りこぼしの確認支援、医療DX・オンライン資格確認等に関する運用整理まで対応します。

• 施設基準・院内掲示・HP内容の確認
• 診療報酬改定対応・院内周知
• 算定の取りこぼし確認支援
• 医療DX・オンライン資格確認の運用整理

歯周病専門医・小児歯科・矯正・インプラントなど医院の強みを整理し発信します。ホームページ・Googleビジネスプロフィール・ブログの運用計画立案、WEB予約や自費相談への導線改善、患者様向け情報・院内の取り組みの発信支援、SEO・MEO・AI検索を意識した情報整備まで対応します。

• 医院の強み整理・情報発信支援
• HP・GBP・SNSの運用計画立案
• WEB予約・自費導線の改善
• SEO・MEO・AI検索を意識した情報整備

歯科事務長の仕事は、書類整理や事務作業だけではありません。
院長補佐・採用・スタッフ教育・コミュニケーション・診療報酬・集患まで、医院経営と人・組織を動かすマネジメントが本来の役割です。

インダストリーが実務データをもとに整理した「主要業務ランキング20選」の上位5項目はこちらです。

6〜20位と各業務の詳細はこちら

• ✓院長先生が診療と経営判断に集中しやすくなる
• ✓院長先生とスタッフ間の情報共有・意思決定が円滑になる
• ✓ユニット・予約枠・歯科衛生士枠などの稼働状況が可視化される
• ✓スタッフの役割と責任範囲が明確になる
• ✓教育・面談・評価の属人化を防げる
• ✓キャンセル・中断・リコールなどの改善に着手できる
• ✓総務・業者対応・書類作成等の負担が軽減される
• ✓事務長候補・幹部スタッフの育成につながる
• ✓医療法人としての運営管理体制が安定する
• ✓医院の専門性を患者様へ伝える集患基盤が強化される

雑務軽減は、単なる作業代行ではありません。
院長先生と幹部スタッフの「本来やるべき仕事に使う時間」を取り戻すための施策です。

医院の規模、支援内容、訪問回数、実務量に応じて、必要な業務だけを組み合わせてご利用いただけます。最初から大きなご契約を前提とせず、まずはライトサポートから始めていただき、必要に応じて支援範囲を広げていくことも可能です。

「事務長支援プラン」と「事務長代行プラン」の違い

事務長支援プラン

院長先生や院内責任者が主体となり、インダストリーが課題整理・助言・実行支援を行うプランです。
院内の意思決定や実務推進は院長先生・スタッフが担い、インダストリーはその伴走役として関与します。

事務長代行プラン

インダストリーが外部事務長として継続的に実務へ関与し、院長先生に代わって課題や業務を主体的に推進するプランです。
スタッフ・業者対応・会議運営・総務・人事など、実務全般をインダストリーが担います。

※ 上記は料金の目安です。具体的な訪問回数・面談回数・対応時間・成果物・連絡方法・契約期間・交通費等は、お打ち合わせ後に個別のお見積書で明示いたします。

専任事務長の雇用と外部支援の違い

まとめ

医院が成長途上で、常勤事務長を置く規模・予算がまだ整っていない場合や、特定領域だけ専門的にサポートしてほしい場合は外部支援が適しています。
常勤事務長が必要な規模の医院であっても、採用準備期間中の代行として、または常勤事務長の専門外領域を補完する形で外部支援を組み合わせることも可能です。

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まずはこのメンバーに、医院の課題をお気軽にお話しください。
どこから相談すればよいか分からない場合でも、現状を伺ったうえで最適な支援をご提案します。

人事・採用・教育・院内コミュニケーション・経営数値・診療報酬・集患・総務業務のうち、どこから整理すべきか分からない場合もお気軽にご相談ください。
現状を伺ったうえで、優先度の高い支援内容をご提案いたします。

診療時間外のお問い合わせでも、翌営業日中にご返信いたします。
まずはお気軽にフォームかお電話でお問い合わせください。

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※本ランキングは、株式会社インダストリーがこれまで歯科医院の事務長・経営補佐業務で蓄積してきた実際の業務内容・対応時間・頻度などのデータをもとに独自に集計・順位付けしたものです。医院の規模や診療内容、経営課題によって業務の優先順位は異なります。

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