歯科医院の8割がやりがちな「事務長採用の落とし穴」

〜“とりあえず雇う”が一番危ない理由とは？〜

「事務長を入れれば、きっと楽になるはず」
――その期待が現実にならないケースは少なくありません。

多くの歯科医院で、院長が診療・経営・スタッフ対応を一人でこなしており、限界を感じている方も多いのではないでしょうか。
そんな中で事務長の採用は強力な一手となり得ますが、「何のために採用するのか」「何を任せるのか」を曖昧なまま進めてしまうと、かえってトラブルやストレスの原因になりかねません。

このコラムでは、事務長を本当の戦力として迎え入れるために必要な準備と考え方をお伝えします。

1. 事務長を採用する前に整理すべき「目的」と「役割」

まず明確にするべきは、なぜ事務長を採用するのかという目的です。
事務長は「なんとなく便利そうだから」ではなく、医院が直面する経営・人事・運営上の課題を解決する存在として迎えるべきです。

● 院長の時間不足を補いたいのか
● スタッフの統制を任せたいのか
● 経営管理や採用・教育を強化したいのか

医院ごとの課題に応じて、事務長に期待する役割は異なります。 最初にこの点を明確にしなければ、雇った後に「何をやってもらえばいいのか分からない」と戸惑うことになります。

2. 理想の事務長像は「自ら動ける人材」だが…

理想は「院長の考えを理解し、現場を観察して自ら動ける人材」です。
しかし、最初からそこまでの即戦力が入ることはまれです。

● 院長の意図を汲んで優先順位を立てて動ける人
● スタッフとも信頼関係を築き、課題を拾い上げられる人
● トラブルに気づき、自発的に改善を図れる人

このような人材に育ってもらうためには、院長の具体的な指示とフォローが不可欠です。
「採用したのに何もしてくれない」と感じる場合、その原因の多くは準備不足にあります。

3. 「任せたい仕事」を具体的に書き出す

おすすめなのが、事前に「やってほしいことリスト」を作ることです。

● 紙でもPCでもOK。まずは思いつく限り書き出す
● 業務カテゴリ（経理、人事、集患、秘書業務など）で分類
● 優先順位をつけるとベスト

このプロセスは、院長自身が医院の課題を客観視するきっかけにもなります。
また、リストがあれば入職後の指示もスムーズに出せ、事務長が成長するスピードも加速します。

4. 採用後も「任せ方」と「育て方」が大事

事務長は雇えばすぐに成果が出る、というものではありません。
最初は明確な指示を出しながら、少しずつ裁量を広げていくのが理想です。

● 主体的に動ける人には、どんどん仕事を任せていく
● 指示待ちタイプの人には、具体的な業務と進捗チェックを丁寧に
● 双方向のコミュニケーションを重ねながら、信頼関係を築く

こうした地道な関わりが、事務長を「院長の右腕」に育てる最大のポイントです。

【事例】目的と任せる業務を曖昧にした結果…（A歯科医院の場合）

東京都内で開業して8年目になるA歯科医院では、スタッフ数の増加とともに院長の業務負担が急激に増え、「そろそろ事務長を雇って任せよう」と採用を決断しました。

しかし、採用当初の面接では「人柄が良さそう」「なんでもこなせそう」という印象だけで決定し、具体的に“何を任せたいか”は曖昧なまま入職。院長も「そのうち動いてくれるだろう」と思っていました。

数ヶ月後――。

院長は「経営分析や人事評価をやってほしい」と思っていたのに、事務長は「受付周りの補助や備品発注の雑務がメイン」と捉えて行動。
一方スタッフからは「誰に指示を出されてるのか分からない」「権限が曖昧でやりづらい」と不満が出るようになり、院内の人間関係がぎくしゃく。

結局、半年で事務長は退職。
院長は「何もしてくれなかった」と感じ、事務長本人は「やるべきことが分からなかった」と感じていたのです。

このように、「採用の目的」と「任せる業務」を最初に明確にしておかないと、事務長も周囲も動けなくなり、せっかくの人材が機能しないまま終わってしまいます。

【成功事例】事前の準備が成功を呼んだ（B歯科医院の場合）

地方都市で開業6年目を迎えたB歯科医院では、院長が診療と並行して経理やスタッフ対応、採用活動までを抱えており、「これ以上、ひとりで回すのは限界だ」と感じていました。

そこで院長は、「事務長を採用しよう」と考えたものの、すぐには動かず、まず次のような準備を行いました。

● 自分が今何に最も時間を取られているかを書き出す
● やってほしい業務をすべてリストアップし、優先順位を決める
● その業務に必要な能力・スキルを洗い出す

この準備に基づいて「医院の人事と経理を任せられる人」「スタッフ対応の窓口を担える人」を条件に採用を進めたところ、元医療系企業の事務経験者を採用できました。

入職後も、最初の3ヶ月は「優先業務」「定期的な面談」「院長との週次ミーティング」を徹底。
半年後には、求人から面接・評価・給与算定まで事務長が一貫して担い、院長は診療と経営判断に専念できるようになりました。

その結果：

● スタッフの離職率が大幅に改善
● 院長の帰宅時間が平均2時間早く
● 経営数値の見える化により広告費の適正化と来院数アップに成功

「最初に時間をかけて準備しておいて本当に良かった。今では医院にとって欠かせない存在です」と、院長は語っています。

このように、「任せたい仕事」と「その目的」を採用前に整理しておくことで、事務長は早期に戦力となり、医院全体のパフォーマンスを高めることができます。事前準備こそ、事務長採用成功のカギです。

なぜ「歯科事務長代行サービス」なのか？

――雇うより、頼る方がうまくいく理由

歯科医院で事務長を採用したものの、「何を任せればよかったのか分からず失敗した」「スタッフとの関係が悪化してしまった」――そうした声は少なくありません。
これは、「目的」と「任せる業務」が明確でないまま採用を進めてしまったことが原因です。

たとえばA医院では、事務長に期待する役割を明確にしないまま採用した結果、現場と事務長、院長の三者で業務の認識が食い違い、半年での退職に至りました。
一方でB医院では、採用前に「任せたい業務」「優先課題」「評価の仕方」までを整理していたことで、短期間で信頼関係を築き、スタッフ定着・業務効率・収益面にまで好影響を与えました。

この違いは「準備」と「サポートの質」にあります。

株式会社インダストリーが提供する「歯科事務長代行アウトソーシング・BPOサービス」では、事務長を“雇う”のではなく、“専門チームとして委託する”形で医院を支援します。

● 専門のスタッフがヒアリングを行い、「何を任せるか」から一緒に整理します
● 雇用ではなく委託なので、急な人材交代や能力差のリスクがありません
● 業務はすべて可視化・共有し、月次で改善提案とレポートを提出します
● 人事評価や業務改善、スタッフ採用など、経営レベルの支援にも対応可能です

「事務長がいて本当に良かった」と思える成功事例の裏には、必ず戦略的な導入と明確な業務設計があります。
それを“はじめから一緒に作っていける”のが、私たちインダストリーの歯科事務長代行サービスの特長です。

まとめ

事務長を採用する前に必要なのは、「任せたい仕事」「果たしてほしい役割」を明確にすることです。
採用はゴールではなくスタート。
事務長が本当に力を発揮するのは、院長の準備と育成が整ってこそです。

しっかりと準備を整え、明確なビジョンと期待をもって事務長を迎え入れましょう。
その先には、院長が診療に専念できる医院、スタッフが定着しやすい職場、経営が安定した環境が待っています。

そして、「何をどう任せればいいのか分からない」「採用したけどうまくいかなかった」といった不安や課題に対して、私たち株式会社インダストリーは、歯科医院専門の事務長代行アウトソーシング・BPOサービスで支援しています。

実際の現場に入り込みながら、業務の可視化・業務分担の整理・人材育成・経営改善までを、歯科に精通したスタッフが一貫してサポートします。
“事務長を雇う”のではなく、“プロに任せる”という選択肢
――それが、これからの歯科医院の運営をより安定させ、院長の負担を減らすための一手となるはずです。